Walang perpekto. Kapag nakikipag-juggling ka ng maraming kliyente o isang mahabang listahan ng gagawin, maaaring hindi mabuksan ang ilang email sa iyong telepono sa isang nakakahiyang tagal ng panahon. Bagama't maaari kang makaramdam ng hiya, kaba, o pagkabalisa kapag napagtanto mo ang iyong pagkakamali, mahalagang ayusin ang sitwasyon sa pamamagitan ng pakikipag-usap sa taong nasasangkot sa pamamagitan ng isang paumanhin na huli na tugon sa email.
Kung ang nakasulat na komunikasyon ay hindi ang iyong kakayahan at nahihirapan kang gawin ang email na ito, huwag mag-panic! Nakabuo kami ng apat na late na template ng pagtugon sa email para sa iba't ibang sitwasyon para magkaroon ka ng baseline kung paano tumugon nang may taos-pusong paghingi ng tawad at planong sumulong nang magkasama.
Ang Mga Pangunahing Kaalaman
Anuman ang iyong dahilan sa pagsulat ng huli na tugon sa email, may ilang mga dapat at hindi dapat gawin para sa paggawa ng mensaheng ito.
- Tandaan ang lahat ng wastong elemento ng propesyonal na komunikasyon. Ang layunin ng email na ito ay humingi ng paumanhin at ipakita na isa ka pa ring propesyonal na karapat-dapat makipagtulungan. Magkaroon ng isang direkta, tiyak na linya ng paksa, magsimula sa isang propesyonal na pagbati, palaging i-proofread, iwasan ang kaswal na balbal, panatilihin ang isang propesyonal na tono, at magtatapos sa isang pangwakas na lagda. Kapag mayroon kang naantalang tugon, maaari kang magmukhang hindi organisado at hindi propesyonal. Labanan ang paniwala na iyon gamit ang isang mahusay na pagkakagawa, maalalahanin na tala na sumusunod sa lahat ng mga propesyonal na pamantayan ng elektronikong komunikasyon .
- Tanggapin ang sisi kung saan dapat sisihin. Anuman ang dahilan ng huling email — kung nagkaroon ng personal na emerhensiya o nakalimutan mo lang — taimtim na humingi ng paumanhin para sa pagkaantala. Ang pagtanggap sa sisihin na iyon ay magpapakita na ikaw ay may pananagutan para sa iyong trabaho at huwag lamang ilipat ang sisihin sa ibang tao.
- Maging bukas at tapat. Kung komportable ka, maaari mong ibahagi ang dahilan ng iyong pagkaantala. Huwag pumunta sa masyadong maraming personal na detalye; sa halip na sabihin na ang iyong ina ay na-diagnose na may cancer, sabihin lamang na nakatanggap ka ng ilang masamang balita tungkol sa isang miyembro ng pamilya at naging abala ka sa pagtulong sa kanila sa mahirap na oras na ito. Ang bawat tao'y maaaring makaugnay sa katotohanan na sa buhay, nangyayari ang mga bagay-bagay. Ang pagbibigay ng isang maliit na sulyap sa iyong buhay, nang hindi masyadong nagpapakita, ay maaaring magbigay sa kanila ng ideya kung ano ang iyong pinagdadaanan, at mas mauunawaan nila kung saan ka nanggaling.
- Huwag maging masyadong emosyonal. Bagama't mahalagang maging tapat sa iyong kliyente, dahil mapapaunlad nito ang tiwala, may pagkakaiba sa pagitan ng katapatan at TMI. Anuman ang iyong pinagdadaanan, ang propesyonal na komunikasyon ay hindi ang lugar upang alisin ang iyong mga problema. Panatilihing pulido ang iyong tugon at alisin ang mga hindi kinakailangang detalye. Maaari mong sabihin na nakaranas ka ng isang pagkawala, ngunit huwag makakuha ng mas tiyak kaysa doon.
- Idetalye ang iyong mga susunod na hakbang sa kung ano ang plano mong gawin sa pasulong. Pinakamahalaga, i-patch ang paglipas na ito sa pakikipag-ugnayan sa iyong detalyadong plano kung paano mo isusulong ang proyekto ngayong nahuli ka na. Ipaalam sa kanila kung ano ang iyong mga hakbang, kung ano ang kailangan mo mula sa kanila, at kung paano pareho kayong magtutulungan para mapabilis ang anumang proyektong ginagawa mo.
Ang bukas at tapat na komunikasyon ay maaaring malutas ang halos anumang problema. Makakatulong sa iyo ang isang email na may mahusay na pagkakasabi na maibalik ang landas sa pag-aayos ng propesyonal na relasyong ito.
Mga Template ng Pagtugon sa Huling Email
1. Kapag Nakalimutan Mo Lang Sumagot
Lahat tayo ay may kasalanan nito; magbukas ka ng email, tumugon sa iyong isip, gumawa ng mental note para tumugon mamaya , at pagkatapos ay hindi ka tumugon. Sa oras na maalala mo, iniiwan mo silang nakabitin nang isang linggo o mas matagal pa.
paano isama ang diyalogo sa isang sanaysay
Kaya paano ka bumuo ng isang tugon upang hindi ka magmukhang ganap na hindi propesyonal at hindi organisado?
Tatanggap –
Ikinalulungkot ko na ngayon ko lang ibinalik ang iyong email. Nabasa ko ang iyong email kaagad pagkatapos mong ipadala ito at sinadya kong tumugon sa gabing iyon. Sa lahat ng nangyayari, nawala ito sa shuffle, at umaasa akong patawarin mo ako para sa isang huli na tugon.
Kapag humingi ka ng paumanhin, maaari kang magpatuloy sa pagtugon sa kanilang email.
2. Kapag Nalampasan Mo ang isang Deadline ng Proyekto
Minsan ang isang mabagal na tugon sa isang email ay maaaring magresulta sa isang napalampas na deadline. Sa pagkakataong ito, kailangan mong hindi lamang humingi ng paumanhin, ngunit makipagtulungan sa kliyente upang makabuo ng isang binagong timeline na akma sa iyong mga pangangailangan. Ang pag-aalok ng mga solusyon at mungkahi sa iyong layunin ay magpapakita na ikaw ay handa sa paglutas ng problema at pagbagay.
Tatanggap –
Ikinalulungkot kong ipaalam sa iyo na hindi ko pa natatapos ang bahaging ito ng proyekto at nalampasan ko ang aming deadline. Nagkaroon ako ng personal na kaganapan na nakaapekto sa aking kakayahang magamit [o] Dahil sa hindi inaasahang mga komplikasyon, ang partikular na bahagi ng gawaing ito ay mas tumagal kaysa sa nauna kong inilaan sa aming timeline. Ikinalulungkot ko ang anumang mga komplikasyon na maaaring idulot nito sa iyong layunin. Naniniwala ako na may dedikadong pagsisikap, matatapos ko ang bahaging ito ng proyekto sa petsang ito. Upang makabalik sa landas at maabot ang aming susunod na deadline, iminumungkahi kong dalhin namin ang taong ito upang tulungan kaming tapusin ang proyekto.
Gamitin ang pagkakamaling ito upang maunawaan ang iyong mga kasanayan sa pamamahala ng oras at hulaan sa hinaharap kung mapapalampas mo ang isang deadline. Minsan nangyayari ang buhay at may mga bagay na dumating, ngunit kung maaari mong sabihin sa isang tao bago ang hindi nasagot na deadline na maaaring kailanganin mo ng extension, mas mabilis niyang mai-shuffle ang mga bagay sa kanilang pagtatapos para makapagtulungan kayo sa isang solusyon.
paano gumawa ng tequila sunrise
3. Kapag Bumabalik Ka mula sa Oras
Sa tuwing lalabas ka sa opisina sa loob ng ilang araw, magandang kasanayan na mag-set up ng isang awtomatikong tugon na nagdedetalye kung kailan ka babalik, kung paano ka makontak sakaling may emergency, at kung sino ang maaari nilang kontakin sa samantala para sa mabilis na tugon. Gayunpaman, kung lumabas ka nang hindi inaasahan o nakalimutan lang, narito ang isang magandang paraan upang tumugon sa mga apurahang mensahe na nasa iyong inbox.
Tatanggap –
Maraming salamat sa iyong email! Humihingi ako ng paumanhin sa aking pagkaantala sa pagtugon. Wala ako sa opisina mula [sa petsang ito] hanggang kaninang umaga para dumalo sa mga personal na bagay, ngunit available na ako ngayon at masaya akong sagutin ang iyong tanong.
Maaari kang magbigay ng mas tiyak na dahilan para sa iyong pagliban kung malapit ka sa kliyente, ngunit maaari kang manatiling malabo hangga't kinakailangan para kumportable ka.
Pagkatapos ng pagbubukas na iyon, maaari kang magbigay ng anumang hiniling na impormasyon na kailangan ng iyong kliyente.
4. Kapag Hindi Mo Na Matupad ang Mga Tuntunin ng Proyekto
Nangyayari ang mga emergency. Ang mga miyembro ng pamilya ay nagkakasakit nang labis, namatay ang isang mahal sa buhay, naaksidente ka at na-confine sa ospital. Minsan, ang buhay ay humahadlang sa trabaho at hindi mo makumpleto ang isang proyekto na ipinangako mong tatapusin.
Kapag huli kang tumugon sa isang email at kailangan mong sabihin sa kanila na hindi mo na kayang gawin ang proyekto, ang paghawak sa paksa nang maayos at ang pag-aalok ng mga solusyon kung saan maaari mo ang susi.
Narito ang isang halimbawang email na maaari mong ayusin upang ipaliwanag ang iyong sitwasyon.
Tatanggap –
Kamakailan, nakaranas ako ng isang mapangwasak na kaganapan sa aking personal na buhay na makabuluhang nakaapekto sa aking kakayahang magtrabaho. Dahil sa kaganapang ito, hindi ko na makumpleto nang sapat ang iyong proyekto. Para sa inaasahang hinaharap, nagpasya akong magpahinga para tulungan ang aking pamilya, at hindi ko makukumpleto ang iyongproyekto.
Sa aking lugar, lubos kong inirerekomenda ang taong ito na pumalit sa trabaho. Pinunan ko ang mga ito sa mga detalye ng iyong proyekto at kinopya ang mga ito sa email na ito para makapagsimula kayong mag-usap tungkol sa mga susunod na hakbang na kailangan sa proyekto. Ang taong ito ay may malawak na karanasan sa larangang ito at sa palagay ko ay talagang masisiyahan kang magtrabaho kasama sila.
ano ang sugal sa chess
Kopya ang bagong taong irerekomenda mong pumalit sa trabaho sa email para makapagsimula kaagad ang iyong kliyente sa pakikipagtulungan sa kanila. Ang paggawa nito ay makakatulong sa lahat na makapagsimula sa pagkuha ng proyekto kung saan ka tumigil sa lalong madaling panahon.
Ang dami ng trabahong kailangan mong gawin sa paglipat ng proyekto ay lubos na nakadepende sa uri ng trabaho na iyong ginagawa. Kung ikaw ay isang freelance na videographer at hindi na makakapag-cover sa kaganapan, maaari mo lamang ipaalam sa bagong freelancer ang mga detalye ng kaganapan at mga inaasahan ng kliyente upang mahawakan nila ang shoot mula doon. Kung ililipat mo ang proyekto sa ibang tao sa iyong kumpanya, sana ay pamilyar sila sa paglalarawan ng iyong trabaho at sa kliyenteng pinapalitan nila sa ngayon.
Panatilihing Tapat ang Iyong Nahuling Tugon sa Email
Kahit na tumagal ka ng ilang araw upang tumugon, ang pinakamahalagang bagay na maaari mong gawin upang mailigtas ang relasyon ay maging bukas at tapat sa iyong komunikasyon. Pinahahalagahan ng mga tao ang katapatan, at ang taimtim na paghingi ng tawad sa pagkaantala ay nagpapadala ng matinding mensahe na handa kang ayusin ang iyong mga pagkakamali.
Sa hinaharap, subukang tandaan na ang isang maikling tugon ay mas mahusay kaysa sa katahimikan. Kung wala kang oras upang magpadala ng isang buong tugon, magpadala ng isang mabilis na email na nagsasabing nakuha mo ang kanilang mensahe at inaasahan na makipag-usap sa kanila nang detalyado sa lalong madaling panahon. Pagkatapos, mag-set up ng paalala sa iyong telepono para i-prompt kang tumugon kapag mayroon ka pang oras. Alam na hindi sila nakalimutan, ngunit nasa kalagitnaan ka ng paghawak ng ibang bagay, nagpapadala ng mensahe na nagmamalasakit ka. Huwag ipagpaliban ang pagtugon; Ang paglalaan ng ilang sandali upang magpadala ng isang mabilis na mensahe ay maaaring gumawa ng isang mundo ng pagkakaiba.
